Assistante de direction

Assistante de direction

La Ville de Cabannes recrute !

Assistante de Direction du Maire et de la DGS

Temps complet (35h)

Rattachement Hiérarchique : Directeur(trice) Général(e) des Services

Cadre d’Emplois : Adjoints Administratif Territorial / Rédacteurs (Titulaire ou Contractuel - CDD)

Missions Principales :

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'Assistant(e) de Direction assure un rôle de soutien administratif et organisationnel auprès du Maire et de la DGS. Il/Elle est l'interface privilégiée entre les différents acteurs de la collectivité (élus, services, public) et contribue à la fluidité de l'information et au bon fonctionnement des instances municipales.

Activités et Tâches :

1. Accueil Physique et Téléphonique et Secrétariat Général :

·  Assurer l'accueil physique du public et des élus au secrétariat général.

·  Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques avec professionnalisme.

·  Prendre et transmettre efficacement les messages.

·  Appliquer les règles de communication et de protocole en vigueur.

·  Gérer administrativement les bureaux municipaux et les besoins des élus.

·  Assurer la gestion, la participation et le suivi des Comités de Direction.

·  Préparer, en collaboration avec l’agent référent et la DGS, les dossiers du Conseil Municipal et assurer le suivi des délibérations (comptes rendus, procès-verbaux, etc.).

·  Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.

 

2. Assistance auprès de Monsieur le Maire et Madame la DGS :

·  Gérer l'agenda complexe de Monsieur le Maire : organisation des rendez-vous, réunions, remplacements, déplacements.

·  Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (rapports, diaporamas, courriers, notes de synthèse, etc.) avec rigueur et clarté.

·  Collecter les informations nécessaires et préparer les dossiers en amont des rendez-vous.

·  Assurer le suivi des projets et activités de la direction, en veillant au respect des échéances.

·  Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi opérationnel des décisions prises.

·  Organiser la logistique et le matériel nécessaires aux réunions.

·  Assurer la veille et le suivi du circuit des parapheurs soumis à la signature.

·  Organiser le classement et l'archivage des documents de la direction.

·  Participer à la conduite de projets transversaux impliquant la direction.

·  Assurer une assistance administrative ponctuelle aux élus du Conseil Municipal.

·  Jouer un rôle de coordination et de communication fluide entre le Maire, la DGS, les élus et les services municipaux.

 

3. Collaboration avec le Service Communication et Événementiel :

·  Actualiser et maintenir à jour le listing protocolaire.

·  Diffuser les invitations pour les événements et assurer le suivi des confirmations de présence.

·  Apporter un soutien logistique lors de la préparation et de l'animation des événements municipaux.

·  Assurer la transversalité de l'information et la coordination quotidienne avec le service communication concernant les agendas, les événements, les actualités diverses et le suivi des publications réglementaires.

 

Profil Recherché :

·  Niveau d'études : BAC + 2 minimum.

·  Expérience significative et réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d'une collectivité territoriale.

 

Compétences Requises :

Savoirs et Connaissances :

·  Maîtrise avancée des outils bureautiques et du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

·  Excellente maîtrise de l'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, grammaire).

·  Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales, et plus spécifiquement d'une mairie.

·  Connaissances en droit public appréciées.

·  Capacité à prendre des notes précises et à réaliser des synthèses claires.

 

Savoir-faire :

·  Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.

·  Maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, gestion documentaire).

·  Excellentes compétences en gestion du temps : planification, gestion d'agenda, hiérarchisation des priorités et respect des délais.

·  Rigueur et réactivité dans le suivi des dossiers du Maire et de la DGS.

·  Respect strict des procédures administratives.

·  Aptitude avérée au travail transversal et à la coordination avec différents services et interlocuteurs.

 

Savoir-être :

·  Sens du respect de la hiérarchie et des élus.

·  Engagement fort envers l'obligation de discrétion et le secret professionnel.

·  Grande disponibilité et réactivité face aux sollicitations.

·  Qualités relationnelles développées, notamment un sens de l'écoute et une aptitude au travail en équipe et collaboratif.

·  Rigueur, sens de l'organisation et autonomie dans la réalisation des tâches.

·  Capacité d'adaptation et aptitude à gérer des situations de stress.

 

Conditions Matérielles :

·  Lieu de travail : Hôtel de Ville.

·  Temps de travail : Horaires fixes, 36 heures hebdomadaires.

·  36h hebdomadaires : 6 jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) par an.

·  •Rémunération : Statutaire + régime indemnitaire + CIA + prime annuelle (sous condition)

·  Avantages sociaux : CNAS + Chèque CADHOC + CET + titres restaurant + participation employeur prévoyance et mutuelle