Assistante de Direction du Maire et de la DGS
Temps complet (35h)
Rattachement Hiérarchique : Directeur(trice) Général(e) des Services
Cadre d’Emplois : Adjoints Administratif Territorial / Rédacteurs (Titulaire ou Contractuel - CDD)
Missions Principales :
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'Assistant(e) de Direction assure un rôle de soutien administratif et organisationnel auprès du Maire et de la DGS. Il/Elle est l'interface privilégiée entre les différents acteurs de la collectivité (élus, services, public) et contribue à la fluidité de l'information et au bon fonctionnement des instances municipales.
Activités et Tâches :
1. Accueil Physique et Téléphonique et Secrétariat Général :
· Assurer l'accueil physique du public et des élus au secrétariat général.
· Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques avec professionnalisme.
· Prendre et transmettre efficacement les messages.
· Appliquer les règles de communication et de protocole en vigueur.
· Gérer administrativement les bureaux municipaux et les besoins des élus.
· Assurer la gestion, la participation et le suivi des Comités de Direction.
· Préparer, en collaboration avec l’agent référent et la DGS, les dossiers du Conseil Municipal et assurer le suivi des délibérations (comptes rendus, procès-verbaux, etc.).
· Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.
2. Assistance auprès de Monsieur le Maire et Madame la DGS :
· Gérer l'agenda complexe de Monsieur le Maire : organisation des rendez-vous, réunions, remplacements, déplacements.
· Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (rapports, diaporamas, courriers, notes de synthèse, etc.) avec rigueur et clarté.
· Collecter les informations nécessaires et préparer les dossiers en amont des rendez-vous.
· Assurer le suivi des projets et activités de la direction, en veillant au respect des échéances.
· Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi opérationnel des décisions prises.
· Organiser la logistique et le matériel nécessaires aux réunions.
· Assurer la veille et le suivi du circuit des parapheurs soumis à la signature.
· Organiser le classement et l'archivage des documents de la direction.
· Participer à la conduite de projets transversaux impliquant la direction.
· Assurer une assistance administrative ponctuelle aux élus du Conseil Municipal.
· Jouer un rôle de coordination et de communication fluide entre le Maire, la DGS, les élus et les services municipaux.
3. Collaboration avec le Service Communication et Événementiel :
· Actualiser et maintenir à jour le listing protocolaire.
· Diffuser les invitations pour les événements et assurer le suivi des confirmations de présence.
· Apporter un soutien logistique lors de la préparation et de l'animation des événements municipaux.
· Assurer la transversalité de l'information et la coordination quotidienne avec le service communication concernant les agendas, les événements, les actualités diverses et le suivi des publications réglementaires.
Profil Recherché :
· Niveau d'études : BAC + 2 minimum.
· Expérience significative et réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d'une collectivité territoriale.
Compétences Requises :
Savoirs et Connaissances :
· Maîtrise avancée des outils bureautiques et du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
· Excellente maîtrise de l'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, grammaire).
· Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales, et plus spécifiquement d'une mairie.
· Connaissances en droit public appréciées.
· Capacité à prendre des notes précises et à réaliser des synthèses claires.
Savoir-faire :
· Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
· Maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, gestion documentaire).
· Excellentes compétences en gestion du temps : planification, gestion d'agenda, hiérarchisation des priorités et respect des délais.
· Rigueur et réactivité dans le suivi des dossiers du Maire et de la DGS.
· Respect strict des procédures administratives.
· Aptitude avérée au travail transversal et à la coordination avec différents services et interlocuteurs.
Savoir-être :
· Sens du respect de la hiérarchie et des élus.
· Engagement fort envers l'obligation de discrétion et le secret professionnel.
· Grande disponibilité et réactivité face aux sollicitations.
· Qualités relationnelles développées, notamment un sens de l'écoute et une aptitude au travail en équipe et collaboratif.
· Rigueur, sens de l'organisation et autonomie dans la réalisation des tâches.
· Capacité d'adaptation et aptitude à gérer des situations de stress.
Conditions Matérielles :
· Lieu de travail : Hôtel de Ville.
· Temps de travail : Horaires fixes, 36 heures hebdomadaires.
· 36h hebdomadaires : 6 jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) par an.
· •Rémunération : Statutaire + régime indemnitaire + CIA + prime annuelle (sous condition)
· Avantages sociaux : CNAS + Chèque CADHOC + CET + titres restaurant + participation employeur prévoyance et mutuelle